Нотариальный архив

Сборник документов "Нотариальный архив" составлен в соответствии с действующими положениями законодательства в сфере нотариата и архивного дела по состоянию на 20.01.2026г.

В сборник вошли следующие документы

           Федеральные законы

• Об архивном деле в Российской Федерации
• Об электронной подписи
  
  Приказы Минюста России
  
  
• Типовая номенклатура дел нотариуса
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов
•  Порядок хранения нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в ЕИС нотариата, включая технические требования к форматам таких документов, использования усиленной квалифицированной электронной подписи при их хранении и доступа к таким документам
  
  Приказы Росархива
  
  
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях

Книга собрана на металлическую пружину, формат А4, 270 стр.

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 13.12.2024)

"Об архивном деле в Российской Федерации"......................................................................... 9

Глава 1. Общие положения................................................................................... 10

Статья 1. Предмет регулирования настоящего Федерального закона............................... 10

Статья 2. Правовое регулирование отношений в сфере архивного дела в Российской Федерации........................................................................................................ 10

Статья 3. Основные понятия, применяемые в настоящем Федеральном законе.............. 10

Статья 4. Полномочия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований в сфере архивного дела................................................................... 12

Глава 2. Архивный фонд Российской Федерации........................................................................... 14

Статья 5. Состав Архивного фонда Российской Федерации.............................................. 14

Статья 6. Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации................................................................................................... 14

Статья 7. Архивные документы, относящиеся к государственной собственности.......... 15

Статья 8. Архивные документы, относящиеся к муниципальной собственности........... 15

Статья 9. Архивные документы, относящиеся к частной собственности......................... 16

Статья 10. Особенности правового положения архивных документов, находящихся в собственности Российской Федерации, субъектов Российской Федерации или муниципальных образований................................................................................................... 16

Статья 11. Особенности гражданского оборота документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности....................................................................... 16

Статья 12. Защита права собственности на архивные документы..................................... 17

Глава 3. Управление архивным делом в Российской Федерации.................................................. 18

Статья 13. Создание архивов................................................................................................. 18

Статья 14. Организация управления архивным делом в Российской Федерации............ 18

Статья 15. Финансовое и материально-техническое обеспечение архивного дела......... 18

Статья 16. Государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле......................................................................................................... 19

Глава 4. Хранение и учет архивных документов............................................................................ 20

Статья 17. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, нотариусов, занимающихся частной практикой, по обеспечению сохранности архивных документов........................................................................................................................ 20

Статья 18. Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.................. 20

Статья 18.1. Хранение нотариальных документов.............................................................. 21

Статья 19. Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации 22

Глава 5. Комплектование архивов архивными документами........................................................ 23

Статья 20. Источники комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами......................... 23

Статья 21. Передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение.................................................................................................... 23

Статья 21.1. Установление и исчисление сроков хранения архивных документов......... 24

Статья 22. Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение.......................................................................................... 24

Статья 22.1. Сроки хранения документов по личному составу......................................... 24

Статья 23. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами....................................................................................................................................... 25

Глава 6. Доступ к архивным документам и их использование...................................................... 27

Статья 24. Доступ к архивным документам......................................................................... 27

Статья 25. Ограничение на доступ к архивным документам............................................. 28

Статья 26. Использование архивных документов............................................................... 29

Глава 7. Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации............................................................................... 31

Статья 27. Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации................................................................................................ 31

Глава 8. Международное сотрудничество....................................................................................... 31

Статья 28. Международное сотрудничество Российской Федерации в сфере архивного дела............................................................................................................ 31

Статья 29. Вывоз и ввоз архивных документов................................................................... 31

Статья 30. Вывоз и ввоз копий архивных документов....................................................... 31

Глава 9. Заключительные положения............................................................................................... 32

Статья 31. Вступление в силу настоящего Федерального закона...................................... 32

Статья 32. Признание утратившими силу законодательных актов в связи с принятием настоящего Федерального закона..................................................................................................... 32

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 31.07.2025)

"Об электронной подписи"............................................................................................................ 33

Статья 1. Сфера действия настоящего Федерального закона............................................ 34

Статья 2. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе............. 34

Статья 3. Правовое регулирование отношений в области использования электронных подписей......................................................................................................... 36

Статья 4. Принципы использования электронной подписи............................................... 36

Статья 5. Виды электронных подписей................................................................................ 36

Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью................. 37

Статья 7. Признание электронных подписей, созданных в соответствии с нормами иностранного права и международными стандартами................................................................... 38

Статья 8. Полномочия федеральных органов исполнительной власти в сфере использования электронной подписи......................................................................................................................... 39

Статья 9. Использование простой электронной подписи................................................... 42

Статья 10. Обязанности участников электронного взаимодействия при использовании усиленных электронных подписей................................................................................................... 42

Статья 11. Признание квалифицированной электронной подписи................................... 43

Статья 12. Средства электронной подписи.......................................................................... 43

Статья 13. Удостоверяющий центр....................................................................................... 44

Статья 14. Сертификат ключа проверки электронной подписи......................................... 48

Статья 15. Аккредитованный удостоверяющий центр....................................................... 50

Статья 16. Аккредитация удостоверяющего центра........................................................... 53

Статья 16.1. Федеральный государственный контроль (надзор) в сфере электронной подписи................................................................................ 60

Статья 17. Квалифицированный сертификат....................................................................... 61

Статья 17.1. Использование квалифицированной электронной подписи при участии в правоотношениях физического лица................................................................................................ 62

Статья 17.2. Использование квалифицированной электронной подписи при участии в правоотношениях юридических лиц, лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, государственные должности субъектов Российской Федерации, должностных лиц государственных органов, органов местного самоуправления, их подведомственных организаций, а также нотариусов................................................................................................................................ 63

Статья 17.3. Использование квалифицированной электронной подписи при участии в правоотношениях индивидуальных предпринимателей................................................................ 68

Статья 17.4. Использование квалифицированной электронной подписи при участии в правоотношениях государственных органов или органов местного самоуправления................ 69

Статья 17.5. Оформление доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи......................................................................................................................... 69

Статья 17.6. Использование квалифицированной электронной подписи в государственных информационных системах............................................................................................................... 70

Статья 18. Выдача квалифицированного сертификата....................................................... 70

Статья 18.1. Доверенная третья сторона.............................................................................. 74

Статья 18.2. Аккредитация доверенной третьей стороны.................................................. 75

Статья 19. Заключительные положения............................................................................... 76

Статья 20. Вступление в силу настоящего Федерального закона...................................... 77

Приказ Минюста России от 14.12.2022 N 393 (в ред. от 09.08.2023 N 210)
"Об утверждении Типовой номенклатуры дел нотариуса"(Зарегистрировано в Минюсте России 15.12.2022 N 71551)................................................................................................................ 78

Типовая номенклатура дел нотариуса (утв. решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 28.11.2022 N 21/22)............................................................................................................. 79

1. Общие положения................................................................................................................. 79
2. Типовая номенклатура дел нотариуса............................................................................... 80
3. Совершение нотариальных действий............................................................................... 80

Приказ Минюста России от 14.12.2022 N 395 (в ред. от 24.07.2023 N 193, с изм. от 09.08.2023 N 210) "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов"

(вместе с "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов", утв. решением Правления ФНП от 28.11.2022 N 21/22) (Зарегистрировано в Минюсте России 15.12.2022 N 71555)....................................................... 86

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов................................................................................................. 87

1. Общие положения................................................................................................................. 87
2. Правила комплектования нотариальных документов..................................................... 88

III. Правила учета нотариальных документов....................................................................... 89

1. Правила хранения нотариальных документов................................................................ 90
2. Правила выдачи нотариальных документов из нотариального архива, архивных справок........................................................................................................... 91
3. Правила выдачи номенклатурных дел из нотариального архива................................. 93

VII. Правила уничтожения нотариальных документов, иных номенклатурных дел по истечении срока хранения....................................................................................................... 94

VIII. Правила передачи архивных документов при смене лица, ответственного за ведение архива.................................................................... 94

Приложение N 1 (Рекомендуемый образец)

Запрос на представление из нотариального архива сведений (документов) физическому лицу (представителю физического лица)........................................................................................ 95

Запрос на представление из нотариального архива сведений (документов) представителю юридического лица, правопреемника.................................................................................... 96

Заявление о предоставлении из нотариального архива наследственного дела нотариусу для возобновления производства.................................................................................................. 97

Приложение N 2. Карта-заместитель (Рекомендуемый образец)........................................ 98

Приложение N 3. Карта-заместитель номенклатурного дела (единицы хранения) (Рекомендуемый образец)........................................................................................................ 99

Приложение N 4. Акт о выделении к уничтожению документов (Рекомендуемый образец)............................................................................. 100

Приложение N 5. Акт приема-передачи дел работника нотариального архива (Рекомендуемый образец)........................................................................................................ 101

Приказ Минюста России от 14.12.2022 N 397 (в ред. от 28.07.2023 N 203, с изм., от 09.08.2023 N 210) "Об утверждении Порядка хранения нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в единой информационной системе нотариата, включая технические требования к форматам таких документов, использования усиленной квалифицированной электронной подписи при их хранении и доступа к таким документам" (Зарегистрировано в Минюсте России 15.12.2022 N 71554) ............................................................................................. 102

Порядок хранения нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в единой информационной системе нотариата, включая технические требования к форматам таких документов, использования усиленной квалифицированной электронной подписи при их хранении и доступа к таким документам (утв. решением правления ФНП от 28.11.2022 N 21/22)............. 103

1. Хранение нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в единой информационной системе нотариата..................................................................................... 103
2. Технические требования к форматам электронных нотариальных документов и электронных образов нотариальных документов................................................................. 105

III. Использование квалифицированной электронной подписи при хранении электронных нотариальных документов и электронных образов нотариальных документов................ 105

1. Доступ к нотариальным документам в электронной форме, электронным образам нотариальных документов....................................................................................................... 108
2. Обеспечение неизменности и целостности переданных на хранение в ЕИС электронных нотариальных документов и электронных образов нотариальных документов, использование квалифицированной электронной подписи при их хранении............................................. 108

Приказ Росархива от 31.07.2023 N 77

"Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях"

(Зарегистрировано в Минюсте России 06.09.2023 N 75119)....................................................... 112

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях........................................................................................................ 113

1. Общие положения
2. Формирование документального фонда государственного органа, органа местного самоуправления, организации.................................................................................................... 115

III. Экспертиза ценности документов........................................................................................ 118

1. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов..... 120
2. Комплектование архива государственного органа, органа местного самоуправления, организации...................................................................... 123
3. Организация передачи дел на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов)................................................................................................ 124

VII. Организация хранения архивных документов.................................................................. 130

VIII. Обеспечение сохранности архивных документов........................................................... 133

1. Ведение учета архивных документов в государственном органе, органе местного самоуправления, организации.................................................................................................... 137
2. Организация комплектования, хранения и учета электронных архивных документов.. 140
3. Подготовка дел, содержащих документы на бумажном носителе и электронные документы к передаче в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов)......................................................................................... 146

XII. Организации хранения, комплектования и учета аудиовизуальных документов......... 146

XIII. Организация использования архивных документов....................................................... 148

XIV. Копирование архивных документов................................................................................. 153

1. Организация работы по оформлению итогов рассекречивания архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну........................ 154

XVI. Изъятие архивных документов......................................................................................... 155

XVII. Справочно-поисковые средства к документам Архивного фонда Российской Федерации и другим архивным документам.................................................................................................... 155

XVIII. Передача архивных документов на хранение в государственный (муниципальный) архив.......................................................................... 156

XIX. Порядок передачи архивных документов при смене руководителя архива органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, реорганизации и (или) ликвидации органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации............................................................... 158

Приложение N 1. Номенклатура дел организации (Рекомендуемый образец)...................... 159

Приложение N 2. Номенклатура дел структурного подразделения организации (Рекомендуемый образец)......................................................................................................................................... 161

Приложение N 3. Акт о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению (Рекомендуемый образец)......................................................................................... 162

Приложение N 4. Лист-заверитель дела (Рекомендуемый образец)....................................... 164

Приложение N 5. Внутренняя опись документов дела (Рекомендуемый образец)............... 165

Приложение N 6. Обложка дела (Рекомендуемый образец).................................................... 166

Приложение N 7. Опись дел структурного подразделения (Рекомендуемый образец)........ 167

Приложение N 8. Опись электронных документов структурного подразделения (Рекомендуемый образец)...................................................... 169

Реестр файлов электронного документа........................................................................... 171

Приложение N 9. Опись дел постоянного хранения (Рекомендуемый образец)................... 172

Приложение N 10. Опись дел по личному составу (Рекомендуемый образец)..................... 173

Приложение N 11. Опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Рекомендуемый образец)......................................................................... 174

Приложение N 12. Опись электронных документов (Рекомендуемый образец)................... 175

Реестр файлов электронного документа........................................................................... 176

Приложение N 13. Карточка постеллажного топографического указателя (Рекомендуемый образец)................................................................... 177

Приложение N 14. Карточка пофондового топографического указателя (Рекомендуемый образец)................................................ 178

Приложение N 15. Акт проверки наличия и состояния архивных документов (Рекомендуемый образец)............................................................................ 179

Приложение N 16. Акт о технических ошибках в учетных документах (Рекомендуемый образец).............................................................. 181

Приложение N 17. Акт об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному фонду и неучтенных (Рекомендуемый образец)...................................................................................... 182

Приложение N 18. Акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (Рекомендуемый образец)........................................................................................................... 183

Приложение N 19. Акт о неисправимых повреждениях архивных документов (Рекомендуемый образец)......................................................................................................................................... 184

Приложение N 20. Лист использования документов (Рекомендуемый образец).................. 185

Приложение N 21. Акт о выдаче дел во временное пользование (Рекомендуемый образец)   186

Приложение N 22. Карта-заместитель единицы хранения (Рекомендуемый образец)......... 188

Приложение N 23. Книга учета поступления и выбытия дел, документов (Рекомендуемый образец).............................................................. 189

Приложение N 24. Лист фонда (Рекомендуемый образец)...................................................... 192

1. Учет неописанных документов..................................................................................... 192
2. Учет описанных документов......................................................................................... 193

Приложение N 25. Список фондов (Рекомендуемый образец)............................................... 194

Приложение N 26. Реестр описей дел, документов (Рекомендуемый образец)..................... 196

Приложение N 27. Акт приема-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по хранению документов (Рекомендуемый образец)........................................ 198

Приложение N 28. Акт конвертации электронных архивных документов (Рекомендуемый образец).................................................................. 199

Приложение N 29. Архивная справка (Рекомендуемый образец)........................................... 201

Приложение N 30. Акт приема-передачи архивных документов на хранение (Рекомендуемый образец)......................................................................................................................................... 202

Приложение N 31. Акт приема-передачи документов организации при смене руководителя, ответственного за организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов (Рекомендуемый образец)...................................................................................... 203

Приказ Росархива от 02.03.2020 N 24 (ред. от 26.09.2022)

"Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях"

(Зарегистрировано в Минюсте России 20.05.2020 N 58396)....................................................... 205

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях................................................................................. 206

1. Основные положения............................................................................................................... 206
2. Организация хранения документов в архиве....................................................................... 207

III. Требования к зданию и помещениям архива...................................................................... 208

1. Оборудование для хранения архивных документов.......................................................... 210
2. Нормативные режимы хранения архивных документов.................................................... 211
3. Первичные средства хранения............................................................................................. 215

VII. Особенности хранения электронных документов............................................................ 216

VIII. Размещение архивных документов................................................................................... 217

1. Хранение печатных изданий, музейных предметов........................................................... 217
2. Проверка наличия и состояния архивных документов. Организация розыска необнаруженных документов................................................................................................................................... 218
3. Проверка физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов, выявление архивных документов с повреждениями носителей и информации 219

XII. Физико-химическая и техническая обработка архивных документов........................... 221

XIII. Признание архивных документов находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии и неисправимо поврежденными.............................................................................. 221

XIV. Выдача архивных документов........................................................................................... 222

1. Перемещение архивных документов................................................................................. 225

XVI. Временный вывоз архивных документов за пределы территории Российской Федерации................................................................................... 225

XVII. Выявление уникальных и особо ценных документов................................................... 225

XVIII. Страховой фонд............................................................................................................... 226

XIX. Фонд пользования............................................................................................................... 227

1. Страхование архивных документов................................................................................... 228

XXI. Общие требования к ведению учета архивных документов.......................................... 228

XXII. Учетные единицы в архиве.............................................................................................. 229

XXIII. Система учетных документов архива............................................................................ 230

XXIV. Хранение учетных документов...................................................................................... 231

XXV. Выдача учетных документов........................................................................................... 231

XXVI. Постановка на учет и снятие с учета архивных документов....................................... 232

XXVII. Учет единиц хранения, имеющих в оформлении драгоценные металлы и камни.. 233

XXVIII. Учет особо ценных и уникальных документов.......................................................... 234

XXIX. Особенности учета аудиовизуальных документов....................................................... 234

XXX. Особенности учета электронных документов................................................................ 235

XXXI. Учет копий архивных документов на правах подлинников....................................... 235

XXXII. Учет страхового фонда и фонда пользования............................................................. 236

XXXIII. Учет электронного фонда пользования...................................................................... 237

XXXIV. Учет печатных изданий, музейных предметов в архиве........................................... 237

XXXV. Источники комплектования архива............................................................................. 238

XXXVI. Экспертиза ценности документов............................................................................... 240

XXXVII. Прием архивных документов..................................................................................... 241

XXXVIII. Взаимодействие с источниками комплектования.................................................. 244

XXXIX. Система справочно-поисковых средств..................................................................... 245

1. Общие требования к описанию архивных документов.................................................... 245

XLI. Опись дел, документов....................................................................................................... 245

XLII. Путеводитель по фондам................................................................................................... 247

XLIII. Краткий справочник по фондам...................................................................................... 247

XLIV. Каталог аудиовизуальных документов.......................................................................... 247

XLV. Организация доступа пользователей к архивным документам..................................... 248

XLVI. Исполнение запросов пользователей............................................................................. 248

XLVII. Копирование архивных документов............................................................................. 252

XLVIII. Организация работы пользователей в читальном зале.............................................. 253

XLIX. Публикация и экспонирование архивных документов................................................ 254

1. Организация информационных мероприятий...................................................................... 255
2. Учет использования архивных документов........................................................................ 255

LII. Работа с архивными документами, являющимися носителями сведений, составляющих государственную тайну............................................................................................................... 255

LIII. Хранение секретных архивных документов.................................................................... 256

LIV. Учет секретных архивных документов. Оформление рассекреченных дел.................. 256

1. Возврат архивных документов............................................................................................ 257

Приложение N 1. Акт о неисправимых повреждениях архивных документов (рекомендуемый образец)....................................................................................... 258

Приложение N 2. Акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (рекомендуемый образец)........................................................................................................... 259

Приложение N 3. Акт приема-передачи архивных документов на хранение (рекомендуемый образец)......................................................................................................................................... 260

Приложение N 4. Книга учета поступления документов (рекомендуемый образец)............ 261

Приложение N 5. Список фондов (рекомендуемый образец).................................................. 262

Приложение N 6. Протокол (рекомендуемый образец)........................................................... 263

Приложение N 7. Протокол (рекомендуемый образец)........................................................... 264

Приложение N 8. Лист-заверитель дела (рекомендуемый образец)....................................... 265

Приложение N 9. Акт приема на хранение архивных документов личного происхождения (рекомендуемый образец)........................................................................................................... 266

Приложение N 10. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (рекомендуемый образец)......................................................................................... 267

Приложение N 11. Архивная справка (рекомендуемый образец)........................................... 269